Os órgãos e entidades vinculados à administração pública só devem autorizar o pagamento relativo à prestação de serviços e entrega de bens após a conferência das informações constante na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O alerta, novamente feito pela Auditoria Geral do Estado (AGE-MT), tem por objetivo responder a eventuais dúvidas existentes no processo, contribuindo com a redução da sonegação fiscal no Estado.
Neste processo, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) nunca deve ser utilizado como substituto legal da NF-e. Sua função é a de acompanhar a mercadoria em trânsito, auxiliando na escrituração das operações e fornecendo a chave de acesso para consulta do documento fiscal na internet.
"É imprescindível que seja efetuado a conferência da NF-e no site da Secretaria de Fazenda, aravés da chave de acesso impressa no Danfe", reitera a coordenadora do Subsistema Financeiro e Contábil da AGE, Laura Cristina. Por meio desta chave de acesso, o servidor pode verificar se a Nota Fiscal existe de fato e se os valores nela discriminados condizem com a realidade do bem ou serviço entregue.
Por ser o Danfe um documento impresso e de fácil manipulação, utilizá-lo no processo de conferência, não consultando a autenticidade da NF-e no site da Sefaz, é altamente arriscado, podendo resultar em perdas e danos para a administração.
Conforme explica Laura Cristina, não há necessidade de imprimir a NF-e para ser anexada nos processos de pagamento. "A impressão é inviável e desnecessária, dado o tamanho do arquivo impresso", pontua. O que deve ser feito é a verificação da autenticidade da Nota Fiscal na internet, por meio da chave de acesso disponibilizada no Danfe.
RESPONSABILIZAÇÃO
O Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT) poderá, nos casos em que ficar evidenciado a existência de irregulares no pagamento dos fornecedores estaduais, responsabilizar o agente público, obrigando-o a ressarcir a administração pelos prejuízos causados. Este procedimento está disciplinado na Resolução Normativa 17/2010 do órgão de controle externo.
A identidade do servidor público que autorizar o pagamento sem a devida regularidade do documento fiscal poderá ser facilmente verificada por meio da consulta ao registro de liquidação no Sistema Fiplan, uma vez que todo procedimento realizado em seu ambiente fica armazenado em um banco de dados.
