ICMS/Nacional - Nota Fiscal Eletrônica - NF-e - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Estadual - 2008/3597

Sumário

Introdução

I. Histórico

II. Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

III. Nota Fiscal Eletrônica - NF-e

III.1 Conceito

III.2 Obrigatoriedade de Emissão

IV. Credenciamento para Emissão de NF-e

V. Especificações Técnicas da NF-e

VI. Validade do Arquivo Digital

VI.1 Estrutura de Comunicação com o Contribuinte

VI.1.1 Transmissão do Arquivo Digital

VI.1.1.1 Software Emissor de NF-e Desenvolvido pela Sefaz São Paulo

VI.1.2 Transmissão em Lote

VI.1.3 Recibo de Recepção

VI.2 Concessão da Autorização de Uso da NF-e

VI.2.1 Resultado da Análise

VI.2.2 Concessão

VI.2.3 Rejeição

VI.2.4 Denegação

VII. Documento Auxiliar da NF-e - DANFE

VII.1 Emissão do DANFE

VIII. Guarda e Verificação da NF-e

IX. Impossibilidade de Geração da NF-e - Contingência

IX.1 Emissão do DANFE em Decorrência de Problemas Técnicos

IX.1.1 Características do Formulário de Segurança

IX.1.2 Procedimentos pelo Fabricante do Formulário de Segurança

IX.2 Procedimentos Relativos à NF-e Transmitida Antes da Contingência e Pendente de Retorno

X. Cancelamento da NF-e

X.1. Pedido de Cancelamento de NF-e

XI. Inutilização de Número da NF-e

XII. Carta de Correção Eletrônica - CC-e

XIII. Consulta à NF-e

XIV. Confirmação de Recebimento pelo Destinatário da NF-e

XV. Compartilhamento de Informações

XVI. Consulta ao Cadastro de Contribuintes

XVII. Demais Disposições

XVII.1 Convênio Sinief s/nº de 70

XVII.2 Recebimento do Documento pelo Destinatário

XVII.3 Outras Obrigações Acessórias

XVII.4 Confirmação de Entrega da Mercadoria

XVII.5 Nota Fiscal Conjugada

XVII.6 Nota Fiscal Complementar

XVIII. Leiaute

XVIII.1 Informações Específicas

XVIII.2 CST Específicos Relativos ao IPI, ao PIS e à COFINS

XVIII.3 Informações Relativas ao PIS e à Cofins

Introdução

O Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ e o Secretário Geral da Secretaria da Receita Federal, na 119ª reunião ordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária, realizada em Manaus, AM, no dia 30 de setembro de 2005, aprovaram o Ajuste Sinief nº 7 de 2005 (DOU de 05.10.2005), instituindo a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE.

O Ajuste Sinief nº 7/2005 teve como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Neste Roteiro serão analisados os dispositivos desse Ajuste e respectivas alterações.

I. Histórico

Por força do princípio federativo, a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de autonomia política, administrativa e financeira, cujas atribuições, competências e respectivas limitações estão previstas na Constituição Federal. De acordo com as regras constitucionais cada ente tem competência para instituir e administrar os respectivos tributos. Dessa forma, cada um desses entes, com a finalidade de fiscalizar a atividade dos contribuintes, pode estabelecer a obrigação acessória que entender mais interessante, o que gera multiplicidades de rotinas de trabalho e muita burocracia, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto.

Com o intuito de racionalizar os procedimentos a serem observados pelos contribuintes do ICMS e do IPI, em 1970, o Ministro da Fazenda e os Secretários de Fazenda ou de Finanças dos Estados e do Distrito Federal, se reuniram e assinaram o Convênio sem número de 1970, criando Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais, determinando que os entes federados incorporassem às suas respectivas legislações tributárias as normas relativas aos documentos e livros fiscais consubstanciadas nos seus artigos.

Todavia, apesar dessas obrigações comuns, ainda existem diversas declarações e outras obrigações acessórias que são específicas para cada ente tributante, dificultando o exercício das atividades por empresas que se sujeitam às regras estabelecidas pela União, pelo Estado e pelo Município onde estão estabelecidas.

Por outro lado, as administrações tributárias também estão sujeitas a investir recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre as operações realizadas pelos contribuintes, administrando um volume de obrigações acessórias que acompanha o surgimento de novas hipóteses de evasão.

Portanto, a integração e o compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.

Nesse sentido foi aprovada a Emenda Constitucional nº 42/2003, que introduziu o Inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, determinando às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios que atuem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

Para atender ao disposto da Emenda Constitucional nº 42, Inciso XXII, art. 37, foi realizado, em julho de 2004, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários - ENAT, reunindo os titulares das administrações tributárias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municípios de capitais, com o objetivo de buscar soluções conjuntas das três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de dados em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica nas áreas de cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e da Nota Fiscal Eletrônica.

No segundo semestre de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, o Secretário da Receita Federal e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais assinaram o Protocolo ENAT 03/2005, visando o desenvolvimento e a implantação da Nota Fiscal Eletrônica, consolidando de forma definitiva a coordenação técnica e o desenvolvimento do projeto sob a responsabilidade do Encat (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) com a participação, da agora denominada, Receita Federal do Brasil (RFB).

Ressalte-se que a NF-e, apesar de fazer parte do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital, tecnologicamente e gerencialmente é diversa deste. Ou seja, o grupo que discute os aspectos relacionados à NF-e é diverso do SPED.

Em 05.10.2005 foi publicado o Ajuste Sinief nº 07/2005 que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica. Referido ato determinou que a NF-e deveria ser emitida conforme leiaute definido em Ato Cotepe. Nesse sentido, foi publicado o Ato Cotepe nº 72/2005, que foi revogado posteriormente pelo Ato Cotepe nº 14/2007, que aprovou o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, que estabelece as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta WebServices a Cadastro. Referido Manual possui uma chave de codificação digital que garante a autenticidade do seu arquivo, impossibilitando sua alteração.

A Suframa também aderiu à NF-e promovendo alterações no internamento de mercadorias, simplificando os procedimentos a serem observados.

Em 2005 várias empresas foram convidadas a emitir NF-e e em abril de 2006 iniciou-se a emissão em paralelo - início da emissão eletrônica e em papel. Inicialmente, os Estados da Bahia, Goiás, Maranhão, Rio Grande do Sul e São Paulo adotaram a NF-e em fase de testes e, posteriormente, ingressaram nesse grupo também Espírito Santo e Minas Gerais.

Na fase de testes, em torno de 60 empresas fizeram parte e todas eram voluntárias por isso nem todas as operações eram realizadas por meio de NF-e.

Os Estados para determinação da obrigatoriedade da emissão da NF-e assinaram o Protocolo ICMS nº 10/2007, que determinava, a partir de 1º.04.2008, para os setores de fumo e combustíveis, a obrigatoriedade da utilização da NF-e para todas as operações que fabricantes e distribuidores realizassem.

Por meio do Protocolo ICMS nº 88/2007, foram incluídos na obrigatoriedade de emissão da NF-e, mas a partir de 1º.09.2008, os fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas; fabricantes de cimento; fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso humano; frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola; fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes; fabricantes de refrigerantes; agentes que assumem o papel de fornecedores de energia elétrica, no âmbito da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE; fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço e fabricantes de ferro-gusa. Referido Protocolo também dispôs sobre a dispensa de emissão da NF-e relativamente a algumas operações.

Posteriormente, o Protocolo ICMS nº 24/2008, publicado no DOU de 27.03.2008, alterou o Protocolo ICMS nº 10/2007, determinado novas hipóteses de dispensa, conforme tratado no subtópico III.2.

II. Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

O objetivo é que a NF-e acarrete mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e para as administrações tributárias.

Para o emissor da NF-e, prevê-se que haverá a redução de custos de impressão, de aquisição de papel, de envio do documento fiscal, de armazenagem de documentos fiscais. Além disso, objetiva-se que ocorra a simplificação de obrigações acessórias, como a dispensa de AIDF e a redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

No que se refere ao receptor da NF-e, pressupõe-se a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias e conseqüente redução de erros de escrituração decorrente da digitação de notas fiscais, bem como o planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e.

A NF-e trará benefícios também para a sociedade, uma vez que haverá a redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente, serão incentivados o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias, haverá a padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas, o surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.

Para as administrações tributárias ocorrerá o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, visto que a sua emissão depende de assinatura com certificação digital, ocorrerá também a melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos, reduzindo os custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito. Com a maior facilidade na fiscalização em decorrência de todos os dados já estarem disponíveis em meio digital, pressupõe-se que haverá a diminuição da sonegação e o conseqüente aumento da arrecadação.

III. Nota Fiscal Eletrônica - NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, instituída pelo Ajuste Sinief nº 07/2005, deverá ser utilizada em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do IPI ou ICMS. Essa nota fiscal não se confunde com aquelas previstas na legislação de alguns Municípios, que é destinada aos contribuintes do ISS.

Apesar de haver campos na Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55, para dados relativos à prestação de serviços sujeitos ao ISS ainda não foi firmado termo de acordo com nenhum Município para sua utilização.

Fundamentação: Cláusula 1ª, "caput", do Ajuste Sinief nº 7/2005.

III.1 Conceito

Considera-se Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, "o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador."

Ou seja, a NF-e impressa não terá validade visto que sua existência é apenas digital. Para trânsito a NF-e será representada pelo DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), conforme veremos adiante.

A NF-e, portanto, será utilizada para substituir a nota fiscal em papel e sua validade jurídica será garantida pela assinatura digital do emitente.

Fundamentação: Cláusula 1ª, § 1º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

III.2 Obrigatoriedade de Emissão

O objetivo da NF-e é padronizar a emissão de documentos em todos os Estados. Dessa forma, as unidades Federadas, para obrigarem o contribuinte a emitir esse documento, deverão firmar Protocolo ICMS nesse sentido. A celebração do referido Protocolo, para efeito de exigência da emissão da NF-e, será dispensada somente nos casos em que o contribuinte estiver inscrito em um único Estado.

Para fixação da obrigatoriedade de emissão da NF-e por meio de Protocolo, as unidades federadas podem utilizar critérios relacionados à receita de vendas e serviços dos contribuintes, atividade econômica ou natureza da operação por eles exercida.

Diante dessas regras, conforme já mencionado no tópico I, foi firmado o Protocolo ICMS nº 10/2007, posteriormente alterado pelo Protocolo ICMS nº 24/2008, que estabeleceu a obrigatoriedade de adoção da Nota Fiscal Eletrônica, a partir de 1º.04.2008, nas operações de vendas internas e interestaduais para:

a) fabricantes de cigarros;

b) distribuidores ou atacadistas de cigarros;

c) produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

d) distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

e) transportadores e revendedores retalhistas - TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

A partir de 1º.06.2008, aplicar-se-á a obrigatoriedade de utilização da NF-e para as demais operações realizadas pelos contribuintes listados acima, não somente para as operações de venda, bem como nas operações realizadas por produtores, formuladores, importadores, distribuidores e transportadores e revendedores retalhistas - TRR, em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV).

E a partir de 1º.09.2008, a obrigatoriedade abrangerá os seguintes contribuintes:

a) fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;

b) fabricantes de cimento;

c) fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso humano;

d) frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola;

e) fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes;

f) fabricantes de refrigerantes;

g) agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a consumidor final;

h) fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço;

i) fabricantes de ferro-gusa.

Ressalte-se, entretanto, que é dispensada a utilização da NF-e nos seguintes casos:

a) por estabelecimento de contribuinte que não pratique, nem tenha praticado as atividades previstas como obrigatórias à utilização do documento eletrônico há pelo menos 12 meses, ainda que a atividade seja realizada em outros estabelecimentos do mesmo titular;

b) por fabricante, distribuidor e atacadista de cigarros e por transportadores e revendedores retalhistas - TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, nas operações realizadas fora do estabelecimento, relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que os documentos fiscais relativos à remessa e ao retorno sejam NF-e;

c) por contribuinte que tenha como atividade preponderante o comércio atacadista, nas operações que realizar, desde que o valor das operações com cigarros não tenha ultrapassado 5% do valor total das saídas do exercício anterior;

d) por fabricante de aguardente (cachaça) e vinho que tenha auferido receita bruta, no exercício anterior, inferior a R$ 360.000,00.

Para os demais casos, o Estado somente poderá atribuir unilateralmente a obrigatoriedade de utilização da NF-e para os contribuintes que sejam inscritos apenas em seu cadastro de contribuintes. Caso o estabelecimento possua filiais em outras unidades da Federação não poderá ser obrigado a emitir a NF-e apenas por único Estado.

Fundamentação: Cláusula 1ª, §§ 2º e 3º Ajuste Sinief nº 7/2005.

IV. Credenciamento para Emissão de NF-e

A emissão da NF-e pressupõe o credenciamento do contribuinte para esse fim. Regra geral, os contribuintes obrigados à emissão da NF-e deverão solicitar o seu credenciamento. Há, porém, Estados que estão publicando normas relacionando os contribuintes credenciados (credenciamento de ofício) quando pertencentes aos setores obrigados à utilização da NF-e, mesmo que esses estabelecimentos não tenham solicitado o referido credenciamento.

Alguns Estados também autorizam o credenciamento para emissão da NF-e de contribuintes interessados, mesmo que não obrigados a sua utilização. Ressalte-se que nesse caso somente poderão ser credenciados os contribuintes que utilizem processamento eletrônico de dados para emissão e escrituração de notas fiscais.

Ressalte-se que a obrigatoriedade de ser usuário de sistema eletrônico de dados para emissão e para escrituração de documentos fiscais só é valida para os contribuintes interessados em emitir a NF-e, mas que não estejam obrigados à sua emissão.

Dessa forma, os contribuintes obrigados conforme subtópico III.2, mesmo que não utilizem processamento de dados deverão se credenciar e ficarão sujeitos à emissão da NF-e.

Uma vez concedido o credenciamento para emissão de NF-e, o contribuinte fica proibido de emitir Nota Fiscal, Modelo 1 ou 1-A, exceto nas hipóteses em que a legislação estadual assim o permitir.

Fundamentação: Cláusula 2ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

V. Especificações Técnicas da NF-e

A NF-e deverá ser emitida com base no leiaute estabelecido no Ato Cotepe, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária, observadas as seguintes formalidades:

Nota: Atualmente o leiaute que está em vigor está previsto no Ato Cotepe nº 14/2007 - Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e.

a) o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language), que pode ser lido por qualquer software.

b) a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite;

As séries serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, a partir de 1, vedada a utilização de subsérie. Ressalte-se que o Fisco poderá restringir a quantidade de séries.

c) a NF-e deverá conter um "código numérico", gerado pelo emitente, que comporá a "chave de acesso" de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e;

Inicialmente havia a previsão de que o código numérico seria obtido por meio de algoritmo fornecido pela administração tributária, todavia, a legislação foi alterada para determinar que deve ser determinado pelo próprio contribuinte e deverá conter 8 dígitos

d) a NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

Fundamentação: Cláusula 3ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI. Validade do Arquivo Digital

O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:

a) ser transmitido eletronicamente à administração tributária;

b) ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e.

Ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro, que possibilite, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida. Para os efeitos fiscais, os referidos vícios atingem também o respectivo DANFE, que também será considerado documento fiscal inidôneo.

Ressalte-se que a autorização de uso da NF-e concedida pela administração tributária não implica validação das informações nela contidas, uma vez que, no momento da autorização apenas, são verificados dados relativos à estrutura do arquivo da NF-e e à regularidade do emissor, mas não será analisado, por exemplo, se o contribuinte calculou o imposto de forma correta, se a alíquota utilizada corresponde à efetivamente praticada na operação, etc.

Fundamentação: Cláusula 4ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.1 Estrutura de Comunicação com o Contribuinte

Os Portais das Secretarias de Fazenda Estaduais deverão disponibilizar os seguintes serviços relativos à NF-e:

a) Recepção de NF-e;

a.1) Recepção de Lote;

a.2) Consulta Processamento de Lote;

b) Cancelamento de NF-e;

c) Inutilização de numeração de NF-e;

d) Consulta da situação atual da NF-e;

e) Consulta do status do serviço.

Para cada serviço oferecido existirá um Web Service específico. O fluxo de comunicação é sempre iniciado pelo aplicativo do contribuinte por meio do envio de uma mensagem ao Web Service com a solicitação do serviço desejado, que devolverá uma mensagem de resposta confirmando o recebimento da solicitação de serviço ao aplicativo do contribuinte na mesma conexão.

A solicitação de serviço poderá ser atendida na mesma conexão ou ser armazenada em filas de processamento nos serviços mais críticos para um melhor aproveitamento dos recursos de comunicação e de processamento das Secretarias de Fazenda Estaduais. Dessa forma, os serviços podem ser síncronos ou assíncronos em função da forma de processamento da solicitação de serviços:

a) Serviços síncronos - o processamento da solicitação de serviço é concluído na mesma conexão, com a devolução de uma mensagem com o resultado do processamento do serviço solicitado;

b) Serviços assíncronos - o processamento da solicitação de serviço não é concluído na mesma conexão, havendo a devolução de uma mensagem de resposta com um recibo que apenas confirma o recebimento da solicitação de serviço. O aplicativo do contribuinte deverá realizar uma nova conexão para consultar o resultado do processamento do serviço solicitado anteriormente.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte

VI.1.1 Transmissão do Arquivo Digital

A transmissão do arquivo digital da NF-e à administração tributária deverá ser efetuada via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Ou seja, em regra, cabe ao contribuinte desenvolver um software capaz de gerar o arquivo em XML conforme leiaute definido em Ato Cotepe e a partir daí transmitir os dados à Secretaria de Fazenda Estadual de sua jurisdição, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso.

Não há, portanto, previsão para que a NF-e seja digitada no site da Sefaz ou em ambiente nacional para posterior transmissão.

Nota: Para que seja garantida minimamente a integridade das informações prestadas e a correta formação dos arquivos XML, o contribuinte deverá submeter o arquivo da NF-e e as demais mensagens XML para validação pelo Schema do XML (XSD - XML Schema Definition), disponibilizado pela Secretaria de Fazenda Estadual, antes de seu envio.

Cada Secretaria de Fazenda de Estado deverá desenvolver sistemas próprios para a autorização da emissão da NF-e, todavia, caso optem por não desenvolver sistemas próprios de autorização, os serviços de autorização de emissão da NF-e serão supridos por uma SEFAZ VIRTUAL, por meio de um Protocolo de cooperação assinado entre as SEFAZ e/ou entre a SEFAZ e a RFB.

Atualmente estão previstas as operações das SEFAZ VIRTUAL de:

 SEFAZ VIRTUAL - RS;

 SEFAZ VIRTUAL - RFB.

Em qualquer um dos casos, a responsabilidade sobre o credenciamento e sobre a autorização para o contribuinte usar os serviços de uma determinada SEFAZ VIRTUAL, é da SEFAZ de circunscrição do contribuinte.

Ou seja, a não disponibilização de sistema próprio não dispensa o contribuinte estabelecido em determinada unidade da Federação da emissão da NF-e, visto que deverá transmiti-la por meio da SEFAZ VIRTUAL - RS ou pela SEFAZ VIRTUAL - RFB.

De acordo com o Protocolo ICMS nº 55/2007, a Sefaz Virtual - RS e a Sefaz Virtual - RFB serão disponibilizadas aos Estados do Acre, Alagoas, Amazonas, Amapá, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Mato Grosso do Sul, Maranhão, Pará, Paraíba, Paraná, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Rio Grande do Norte, Rondônia, Roraima, Santa Catarina, Sergipe e Tocantins e ao Distrito Federal.

Fundamentação: Cláusula 5ª do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte

VI.1.1.1 Software Emissor de NF-e Desenvolvido pela Sefaz São Paulo

O Estado de São Paulo desenvolveu um software emissor de NF-e que, após instalado na máquina do contribuinte, permite a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ).

Referido software compreende:

a) a geração do arquivo da Nota Fiscal Eletrônica;

b) meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital que o contribuinte possuir e a sua transmissão para a SEFAZ relacionada;

c) permite o gerenciamento das NF-e's;

d) o cancelamento;

e) a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANF-e) para a circulação das mercadorias;

f) outras funcionalidades acessórias para facilitar a criação da NF-e, tais como os cadastros de clientes, produtos e transportadoras.

VI.1.2 Transmissão em Lote

A transmissão do arquivo à Secretaria poderá se dar em lote. Ou seja, o contribuinte não precisa transmitir os arquivos da NF-e um a um. Poderá juntar várias NF-e e enviar o arquivo uma única vez.

Ressalte-se que existe um limite de até 50 NF-e por lote, bem como de tamanho da mensagem, que não poderá exceder a 500 KB. O agrupamento das NF-e dentro do lote pode ser feito de qualquer uma das seguintes formas:

a) todas as NF-e do mesmo estabelecimento (mesmo CNPJ do Emitente);

b) todas as NF-e da mesma empresa (mesmo CNPJ-Base do Emitente);

c) as NF-e de diferentes Empresas.

Em qualquer um desses casos, por uma restrição operacional e de controle, todos os CNPJ emitentes devem ser da mesma Unidade da Federação.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte

VI.1.3 Recibo de recepção

Não havendo qualquer problema em relação ao arquivo da NF-e enviado, como por exemplo, tamanho do arquivo, quantidade de documentos em um mesmo lote, etc., o aplicativo da Secretaria da Fazenda (Web Service) deverá gerar um número de recibo e gravar a mensagem, juntamente com o número do recibo e o CNPJ do transmissor, e será gerada uma mensagem de confirmação de recebimento ao transmissor.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte

VI.2 Concessão da Autorização de Uso da NF-e

Uma vez recebido o arquivo da NF-e, a administração tributária, previamente à concessão da Autorização de Uso da NF-e, analisará, no mínimo, os seguintes elementos:

a) a regularidade fiscal do emitente;

b) o credenciamento do emitente, para emissão de NF-e;

c) a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;

d) a integridade do arquivo digital da NF-e;

e) a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no Ato Cotepe;

e) a numeração do documento.

Fundamentação: Cláusula 6ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.1 Resultado da análise

Do resultado da análise dos elementos mencionados no tópico VI.2, a administração tributária cientificará o emitente:

a) da rejeição do arquivo da NF-e, em virtude de:

a.1) falha na recepção ou no processamento do arquivo;

a.2) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;

a.3) remetente não credenciado para emissão da NF-e;

a.4) duplicidade de número da NF-e;

a.5) falha na leitura do número da NF-e;

a.6) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo da NF-e;

b) da denegação da Autorização de Uso da NF-e, em virtude da irregularidade fiscal do emitente;

Nota: Não há um padrão nacional para determinação da irregularidade do contribuinte, dessa forma, pode ocorrer de cada Sefaz estabelecer critérios de análise distintos para esse caso.

c) da concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Essa cientificação será efetuada mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro autorizado por ele, via internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Para cada NF-e autorizada, denegada ou rejeitada será atribuído um número de protocolo da Secretaria de Fazenda. Ocorrendo a rejeição ou a denegação da NF-e, o protocolo gerado deverá conter informações que justifiquem de forma clara e precisa o motivo pelo qual a Autorização de Uso não foi concedida.

Nos casos em que o arquivo for transmitido em lote, o resultado do processamento conterá o resultado da validação de cada NF-e contida no lote, em separado.

Tendo em vista que a comunicação com o "Web Service" da Secretaria da Fazenda, nesse caso, é assíncrono, ou seja, a resposta não é imediata, cabe ao contribuinte, por meio do seu recibo, verificar se a NF-e foi autorizada ou não. Regra geral, todo esse processo de envio e verificação da resposta é feito entre o aplicativo do contribuinte e o sistema da administração tributária.

No Manual de Integração do Contribuinte há uma listagem com os códigos e respectivas descrições das possíveis mensagens de retorno ao contribuinte, inclusive no que se refere à identificação de eventual erro que impossibilite a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Fundamentação: Cláusula 7ª, "caput" e § 6º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.2 Concessão

Uma vez concedida a Autorização de Uso da NF-e, a operação acobertada pelo referido documento fiscal poderá ser realizada, visto que a NF-e está constituída em documento fiscal hábil.

Nota: Para acompanhar o transporte da mercadoria deverá ser emitido o respectivo DANFE.

Ressalte-se ainda que, após a concessão da Autorização, a NF-e não poderá mais ser alterada.

Fundamentação: Cláusula 7ª, § 1º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.3 Rejeição

Em caso de rejeição do arquivo digital, em virtude dos motivos enumerados na letra "a" do subtópico VI.2.1, a NF-e será descartada, não sendo armazenada no banco de dados da administração tributária, podendo ser corrigida e novamente transmitida.

Fundamentação: Cláusula 7ª, § 2º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.4 Denegação

Em caso de denegação da Autorização de Uso da NF-e, o arquivo digital transmitido ficará arquivado na administração tributária para consulta, com a identificação como "Denegada a Autorização de Uso". Neste caso, não será possível sanar a irregularidade e solicitar nova Autorização de Uso da NF-e que contenha a mesma numeração.

Fundamentação: Cláusula 7ª, §§ 3º e 4º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VII. Documento Auxiliar da NF-e - DANFE

Conforme já mencionado a Nota Fiscal Eletrônica tem existência apenas digital, dessa forma, para documentar o trânsito da mercadoria e também para facilitar à consulta da NF-e, foi instituído também o Documento Auxiliar da NF-e - DANFE, conforme leiaute estabelecido em Ato Cotepe.

O DANFE é um documento impresso em papel com o objetivo de:

a) acompanhar o trânsito de mercadorias;

b) colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços;

c) auxiliar a escrituração da NF-e pelo destinatário não receptor de NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e com autorização de uso no Banco de Dados das administrações tributárias envolvidas no processo.

Somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, ou desde que observados os requisitos exigidos, nos casos de contingência, uma vez que é uma representação gráfica simplificada da NF-e.

Ou seja, o DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e, por meio do site da Secretaria de Fazenda Estadual autorizadora ou da Receita Federal.

Fundamentação: Cláusula 9ª, "caput" e §§ 1º e 2º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VII.1 Emissão do DANFE

O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e os títulos e as informações dos respectivos campos devem ser grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.

Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma.

Além disso, o DANFE deverá conter código de barras, conforme padrão estabelecido em Ato Cotepe, bem como poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

O padrão de código de barras a ser impresso no DANFE é o CODE-128C, que se encontra em Anexo ao Manual de Integração do Contribuinte. O referido código de barras deverá representar apenas a chave única de acesso do arquivo da nota fiscal eletrônica, com 44 posições. A impressão do código de barras no DANFE tem a finalidade de facilitar e agilizar a captura da chave de acesso da NF-e para consulta da sua veracidade nos portais estaduais e da Receita Federal. Com a chave de acesso poderá ser realizada a consulta integral ou resumida de uma Nota Fiscal Eletrônica e da sua situação, bem como possibilita a visualização da autorização de uso do documento. O código facilitará também o registro do trânsito de mercadorias nos Postos Fiscais e, a critério de cada unidade federada, a disponibilização do arquivo da NF-e consultada.

Ressalte-se que o contribuinte, mediante autorização de cada unidade da Federação, poderá solicitar alteração do leiaute do DANFE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes do DANFE.

A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deve ser feita em seu verso, sendo permitida a indicação de informações complementares de interesse do emitente, também impressas no verso, hipótese em que sempre será reservado espaço, com a dimensão mínima de 10x15 cm, em qualquer sentido, para atendimento à aposição do carimbo.

Observe-se ainda que o DANFE poderá ser emitido em tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias comercializadas.

Fundamentação: Cláusula 9ª, §§ 3º a 10, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VIII. Guarda e Verificação da NF-e

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e's pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente à guarda do documento em arquivo digital, deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

Além de manter o arquivo para apresentação ao Fisco, o emissor da Nota Fiscal Eletrônica deve enviar o arquivo digital da NF-e para o destinatário, seja de forma eletrônica ou por qualquer outro meio que possibilite ao destinatário ter acesso ao arquivo digital.

O DANFE é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica hábil para acobertar o trânsito de mercadorias e não substitui a Nota Fiscal eletrônica em nenhuma hipótese.

A modalidade tecnológica de intercâmbio do documento eletrônico entre o emissor e receptor deve ser acordada entre ambos, respeitando o sigilo fiscal e o padrão de conteúdo de dados definido. As formas mais comuns de troca de informações entre as empresas no "comércio eletrônico" (B2B) são:

a) troca de mensagens em sistema específico, baseado em WEB ou rede privativa;

b) troca de arquivos;

c) troca de mensagens via e-mail;

d) disponibilização de informações em portais, com acesso sob demanda e autenticação de acesso.

Ressalte-se ainda que caso o contribuinte perca o arquivo digital, não há possibilidade de recupera-lo junto à administração tributária, visto que é de sua responsabilidade a guarda do referido arquivo.

Fundamentação: Cláusula 10ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX. Impossibilidade de Geração da NF-e - Contingência

Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível transmitir a NF-e para a unidade federada do emitente, ou obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte deverá gerar novo arquivo, conforme definido em Ato Cotepe, informando que a respectiva NF-e foi emitida em contingência e adotar uma das seguintes alternativas:

a) transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);

Nota: Neste caso, a administração tributária da unidade federada emitente poderá autorizar a NF-e utilizando-se da infra-estrutura tecnológica da Receita Federal do Brasil ou de outra unidade federada. Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a Receita Federal do Brasil deverá transmitir a NF-e para a unidade federada do emitente.

b) imprimir o DANFE em formulário de segurança.

Nota: Neste caso, o contribuinte deverá lavrar termo no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando o motivo da entrada em contingência, número dos formulários de segurança utilizados, a data e hora do seu início e seu término, bem como a numeração e série das NF-e geradas neste período.

É vedada a utilização do formulário de segurança para outra destinação que não a emissão do DANFE em casos de contingência.

Fundamentação: Cláusula 11ª, "caput" e §§ 1º, 2º e 9º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX.1 Emissão do DANFE em Decorrência de Problemas Técnicos

Caso o contribuinte opte por emitir o DANFE em formulário de segurança, este deverá ser impresso em no mínimo duas vias, constando no corpo a expressão "DANFE em Contingência. Impresso em decorrência de problemas técnicos", tendo as vias a seguinte destinação:

a) uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais;

b) outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

Dispensa-se a exigência de formulário de segurança para a impressão das vias adicionais.

Ressalte-se que o DANFE não substituirá a NF-e, dessa forma, imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a transmissão ou recepção do retorno da autorização da NF-e, o emitente deverá transmitir à administração tributária de sua jurisdição as NF-e geradas em contingência.

A NF-e enviada após a cessação dos problemas técnicos não poderá ser denegada em virtude de irregularidade do emitente, mas poderá ser rejeitada e, neste caso, o contribuinte deverá:

a) gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade;

b) solicitar nova Autorização de Uso da NF-e;

c) imprimir em formulário de segurança o DANFE correspondente à NF-e autorizada;

d) providenciar, junto ao destinatário, a entrega da NF-e autorizada bem como do novo DANFE impresso, caso a geração saneadora da irregularidade da NF-e tenha promovido alguma alteração no DANFE.

O destinatário, por sua vez, deverá manter em arquivo pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação tributária, junto à via do DANFE emitido em contingência, a via do DANFE relativo à NF-e autorizada.

Se após decorrido o prazo de 30 dias do recebimento de mercadoria acompanhada de DANFE impresso em contingência o destinatário não puder confirmar a existência da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Fundamentação: Cláusula 11ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX.1.1 Características do Formulário de Segurança

Nas hipóteses em que o contribuinte utilizar formulário de segurança para a impressão de DANFE, esse formulário deverá ser dotado de estampa fiscal, com recursos de segurança impressos e localizados na área reservada ao Fisco e terá, no mínimo, as seguintes características:

a) numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite e seriação de "AA" a "ZZ", que suprirá o número de controle do formulário;

b) calcografia com microtexto e imagem latente.

O formulário de segurança deverá ainda possuir:

a) gramatura 75 g/m²;

b) fundo numismático com tinta reagente a produtos químicos.

Serão dispensadas a estampa fiscal, a impressão calcográfica e o fundo numismático, desde que o formulário seja confeccionado com papel de segurança que tenha as seguintes características:

a) papel de segurança com filigrana produzida pelo processo "mould made";

Nota: A filigrana deverá ser formada pelas Armas da República ao lado da expressão "DANFE".

b) fibras coloridas e luminescentes;

As fibras coloridas e luminescentes deverão ser invisíveis fluorescentes nas cores azul e amarela, de comprimento aproximado de 5 mm, distribuídas aleatoriamente numa proporção de 40 +- 8 fibras por decímetro quadrado.

c) papel não fluorescente;

d) microcápsulas de reagente químico;

e) microporos que aumentem a aderência do toner ao papel;

f) numeração seqüencial de 000.000.001 a 999.999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite e seriação de "AA" a "ZZ", que suprirá o número de controle do formulário.

Nota: A numeração seqüencial deverá ser impressa na área reservada ao Fisco, em caráter tipo "leibinger", corpo 12, adotando-se seriação exclusiva por estabelecimento fabricante do formulário de segurança.

Fundamentação: Cláusula 17ª do Ajuste Sinief nº 7/2005 c/c Convênio ICMS nº 58/1995.

IX.1.2 Procedimentos pelo Fabricante do Formulário de Segurança

No que se refere ao fabricante do formulário de segurança, este deverá ser credenciado junto à Comissão Técnica Permanente do ICMS - Cotepe/ICMS, mediante ato publicado no Diário Oficial da União, e deverá comunicar ao Fisco das unidades da Federação a numeração e seriação do formulário de segurança, a cada lote fabricado.

A fabricação do formulário de segurança em papel de segurança será obrigatoriamente efetuada pelo próprio fabricante do respectivo papel, devendo os lotes produzidos serem impressos com a numeração e os dados do fabricante, sendo vedado o armazenamento e o transporte de papéis de segurança não impressos fora das dependências do próprio fabricante, bem como sua comercialização enquanto não impresso.

O fabricante fornecerá o formulário de segurança, mediante apresentação do Pedido para Aquisição de Formulário de Segurança - PAFS - autorizado pelo fisco da unidade da Federação do impressor, e que obedeça o seguinte:

1) conterá no mínimo as seguintes indicações:

a) denominação: Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança - PAFS;

b) número: com 6 dígitos;

c) número do pedido: para uso do fisco;

d) identificação do fabricante, do contribuinte, e da repartição fazendária;

e) quantidade solicitada de formulário de segurança;

f) quantidade autorizada de formulário de segurança;

g) numeração e seriação inicial e final do formulário de segurança fornecido, informadas pelo fabricante.

2) o PAFS será impresso em formulário de segurança, em 3 vias, tendo a seguinte destinação:

a) 1ª via: fisco;

b) 2ª via: usuário;

c) 3ª via: fabricante.

O impressor autônomo, a critério da administração tributária, entregará ao fisco da unidade da Federação a que estiver circunscrito, após o fornecimento do formulário de segurança, cópia reprográfica do PAFS, habilitando-o a realizar a impressão e emissão do documento.

O fabricante do formulário de segurança enviará ao fisco de todas as unidades da Federação, até o quinto dia útil do mês subseqüente ao fornecimento do formulário, as seguintes informações:

a) número do PAFS;

b) nome ou razão social, número de inscrição no CNPJ e número de inscrição estadual do fabricante;

c) nome ou razão social, número de inscrição no CNPJ e número de inscrição estadual do estabelecimento solicitante;

d) numeração e seriação inicial e final do formulário de segurança fornecido.

Fundamentação: Cláusula 17ª do Ajuste Sinief nº 7/2005 c/c Convênio ICMS nº 58/1995.

IX.2 Procedimentos Relativos à NF-e Transmitida Antes da Contingência e Pendente de Retorno

Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente deverá, após a cessação das falhas:

a) solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com Autorização de Uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência;

b) solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.

Fundamentação: Cláusula 11ª-A do Ajuste Sinief nº 7/2005.

X. Cancelamento da NF-e

Após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e, desde que não tenha havido a circulação da respectiva mercadoria, observadas as demais normas da legislação pertinente.

Ressalte-se que, as NF-e's que retornaram com Autorização de Uso, cujas operações foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, mesmo havendo a circulação da mercadoria, deverão ser canceladas.

Fundamentação: Cláusula 12ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

X.1. Pedido de Cancelamento de NF-e

O cancelamento da NF-e já autorizada somente poderá ser efetuado mediante Pedido de Cancelamento de NF-e, transmitido pelo emitente à administração tributária que a autorizou, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, atendendo ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe.

A transmissão do Pedido de Cancelamento da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Assim como a NF-e, o correspondente Pedido de Cancelamento deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao pedido de cancelamento da NF-e é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

O cancelamento somente poderá ser realizado nota a nota e para cada cancelamento homologado é criado um novo protocolo de status para NF-e, com a atribuição de um número de protocolo único.

Observe-se ainda que a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para as administrações tributárias e demais entidades interessadas, conforme o caso, os cancelamentos de NF-e.

Fundamentação: Cláusula 13ª do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte

XI. Inutilização de Número da NF-e

Ocorrendo a quebra na seqüência da numeração da NF-e, o contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, até o 10º dia do mês subseqüente, a inutilização dos números de NF-e não utilizados.

A transmissão do Pedido de Inutilização de Número da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

O Pedido de Inutilização de Número da NF-e também deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao Pedido de Inutilização de Número da NF-e também é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Inutilização de Número da NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, os números das NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do emitente e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

A administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para a Receita Federal do Brasil as inutilizações de número de NF-e.

Fundamentação: Cláusula 14ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XII. Carta de Correção Eletrônica - CC-e

Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, transmitida à administração tributária da unidade federada do emitente.

Observe-se, no entanto, que somente será permitida a utilização de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, para regularização de erro, desde que não esteja relacionado com:

a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

b) a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

c) a data de emissão ou de saída.

Assim como ocorre com os demais documentos digitais a Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá ser transmitida via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia e deverá atender ao leiaute estabelecido em Ato Cotepe e ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

Ainda não há leiaute definido para esse documento.

A cientificação da recepção da CC-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a "chave de acesso", o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do contribuinte e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento. Cabe ressaltar que referido protocolo não implica validação das informações contidas na CC-e.

Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e, o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas.

A administração tributária que recebeu a CC-e deverá transmiti-la às administrações tributárias e às demais entidades interessadas.

Fundamentação: Cláusula 14ª-A do Ajuste Sinief nº 7/2005 e art. 7º, § 1º- A do Convênio SINIEF s/nº de 1970.

XIII. Consulta à NF-e

Após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente disponibilizará consulta relativa à NF-e, em seu respectivo portal na internet pelo prazo mínimo de 180 dias.

A consulta poderá ser efetuada também, subsidiariamente, no ambiente nacional disponibilizado pela Receita Federal do Brasil.

Após esse prazo, a consulta à NF-e poderá ser substituída pela prestação de informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

A consulta à NF-e, poderá ser efetuada pelo interessado, mediante informação da "chave de acesso" da NF-e. Para a consulta, o aplicativo do contribuinte envia a solicitação para o Web Service da Secretaria de Fazenda Estadual, que recebe a solicitação, efetua seu processamento, validando a Chave de Acesso da NF-e, e retorna mensagem contendo a situação atual da NF-e na Base de Dados (processo síncrono).

Fundamentação: Cláusula 15ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XIV. Confirmação de Recebimento pelo Destinatário da NF-e

As unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão, mediante legislação própria, exigir a confirmação, pelo destinatário, do recebimento das mercadorias e serviços constantes da NF-e.

Fundamentação: Cláusula 16ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XV. Compartilhamento de Informações

Por meio do Protocolo de Cooperação nº 03/2005 - II ENAT de implantação da Nota Fiscal Eletrônica foi estabelecido o compartilhamento das NF-e entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

O compartilhamento das informações será realizado por meio do intercâmbio dos seguintes arquivos digitais:

a) NF-e: Nota Fiscal eletrônica e a respectiva autorização ou denegação de uso;

b) Cancelamento de NF-e: Pedido de Cancelamento de NF-e e a respectiva homologação do pedido;

c) Inutilização de numeração de NF-e: Pedido de Inutilização de numeração de NF-e e a respectiva homologação do pedido.

Assim, as Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas ou denegadas, os Pedidos de Cancelamento de NF-e e os Pedidos de Inutilização de Numeração de NF-e serão compartilhados com os seguintes órgãos da administração tributária interessados:

Caberá à administração tributária da unidade federada do emitente realizar o envio desses dados.

No caso da SEFAZ VIRTUAL, o arquivo digital representando a operação realizada deverá ser distribuído também para a SEFAZ de circunscrição do contribuinte.

Tratando-se de Autorização de Uso da NF-e, relativa a operações realizadas com o exterior, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá ainda transmitir o arquivo para a unidade federada:

a) onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;

b) de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior.

A administração tributária da unidade federada do emitente ou a Receita Federal do Brasil também poderão transmitir a NF-e ou fornecer informações parciais para:

a) administrações tributárias municipais, nos casos em que a NF-e envolva serviços sujeitos ao ISSQN, mediante prévio convênio ou protocolo;

b) outros órgãos da administração direta, indireta, fundações e autarquias, que necessitem de informações da NF-e para desempenho de suas atividades, mediante prévio convênio ou protocolo de cooperação, respeitado o sigilo fiscal.

Fundamentação: Cláusula 8ª do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte.

XVI. Consulta ao Cadastro de Contribuintes

As administrações tributárias das unidades federadas autorizadoras de NF-e deverão disponibilizar, às empresas autorizadas à sua emissão, consulta eletrônica referente à situação cadastral dos contribuintes do ICMS de seu Estado, conforme padrão estabelecido em Ato Cotepe.

Trata-se de processo síncrono, no qual o aplicativo do contribuinte envia a solicitação para o Web Service da Secretaria de Fazenda Estadual, que ao receber a solicitação, processará a solicitação de consulta, validando o argumento de pesquisa informado (CNPJ ou CPF ou IE), e retornará mensagem contendo a situação cadastral atual do contribuinte no cadastro de contribuintes do ICMS.

A consulta não é condição para a emissão da NF-e.

Fundamentação: Cláusula 17ª-B do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte.

XVII. Demais disposições

XVII.1 Convênio Sinief s/nº de 70

Aplicam-se à NF-e, no que couber, as normas do Convênio SINIEF S/Nº, de 15 de dezembro de 1970, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados na emissão de documentos fiscais em diversas operações.

Fundamentação: Cláusula 18ª do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XVII.2 Recebimento do documento pelo destinatário

Nos casos em que o remetente esteja obrigado à emissão da NF-e, é vedada ao destinatário a aceitação de qualquer outro documento em sua substituição, exceto nos casos previstos na legislação estadual.

Fundamentação: Cláusula 18ª, § 2º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XVII.3 Outras Obrigações Acessórias

A emissão da NF-e não dispensa o cumprimento de outras obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Dessa forma, mesmo que os dados de determinadas obrigações já estejam incluídos nos arquivos digitais transmitidos à administração tributária, os contribuintes continuam obrigados ao cumprimento normal dessas obrigações acessórias, salvo se houver alguma disposição expressa relativa à dispensa.

Pressupõe-se que, futuramente, as demais obrigações acessórias sejam suprimidas, conforme sejam implantados os demais projetos relacionados ao SPED.

XVII.4 Confirmação de entrega da mercadoria

Não há disposição em relação à forma como ocorrerá a confirmação da entrega da mercadoria, todavia, no leiaute do DANFE existe a previsão de um espaço destinado à confirmação da entrega da mercadoria, cujo canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.

XVII.5 Nota Fiscal Conjugada

O leiaute da NF-e prevê campos relativos à prestação de serviços sujeitas ao ISS, todavia, para que possa ser utilizada também com essa finalidade é necessário que haja convênio firmado entre o Estado e o Município, específico para esse fim.

XVII.6 Nota Fiscal Complementar

Caso ocorra a emissão da NF-e com valores a menor, e isso somente seja verificado após a circulação da mercadoria, não sendo possível o seu cancelamento, o contribuinte deverá emitir Nota Fiscal complementar, adotando os mesmos critérios adotados em relação à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Ressalte-se, entretanto, que não é possível gerar o arquivo da NF-e sem a menção de algum item no campo relativo aos dados do produto. Dessa forma, o contribuinte, para emitir a NF-e complementar deverá mencionar alguma informação nesse campo.

XVIII. Leiaute

O leiaute para geração do arquivo digital da NF-e está previsto no Manual de Integração do Contribuinte aprovado pelo Ato Cotepe nº 14/2007, é dividido em grupos e organizado hierarquicamente. Por exemplo:

B - Identificação da Nota Fiscal eletrônica

Grupo: B - Identificação da Nota Fiscal eletrônica

Dentro do Grupo B temos:

- B01 - TAG de grupo das informações de identificação da NF-e - Pai;

- B02 - Código da UF do emitente do Documento Fiscal - Filho

Nesse exemplo, o B02 (filho) é hierarquicamente inferior ao B01 (pai)

Referido Manual, além de definir o leiaute dispõe sobre os procedimentos a serem observados para a montagem do arquivo da NF-e, bem como para sua transmissão à administração pública, de forma detalhada.

Basicamente, o leiaute segue as seguintes características, conforme as colunas de cabeçalho:

Coluna:

a) #: identificador da linha da tabela - no exemplo temos a linha 6 do arquivo;

b) ID: identificação do campo

Alguns campos relacionados com tributos podem aparecer mais de uma vez no leiaute em função da estrutura de grupos de "choice" baseados no CST - Código de Situação Tributária do tributo. Os grupos de "choice" representam uma escolha que deve ser feita e conforme a escolha serão abertos campos específicos de informação.

c) Campo: identificador do nome do campo. Como a nomenclatura dos nomes dos campos foi padronizada, um nome de campo é utilizado para identificar campos diferentes, como por exemplo, a IE, que pode ser do emitente ou do destinatário. A diferenciação dos campos é realizada considerando as tags de grupo. No exemplo há a identificação do código da UF do emitente;

d) Descrição: corresponde à descrição da coluna "campo";

e) Ele: possui várias definições de acordo com a letra indicativa. No exemplo, a letra "E" indica que o campo é um Elemento.

Além da letra E essa coluna poderá ser identificada por:

- A - indica que o campo é um atributo do Elemento anterior;

- CE - indica que o campo é um Elemento que deriva de uma Escolha (Choice);

- G - indica que o campo é um Elemento de Grupo;

- CG - indica que o campo é um Elemento de Grupo que deriva de uma Escolha (Choice);

- ID - indica que o campo é um ID da XML 1.0;

- RC - indica que o campo é uma key constraint (Restrição de Chave) para garantir a unicidade e presença do valor;

f) Pai: indica qual é o elemento pai;

g) Tipo: possui várias definições de acordo com a letra indicativa. No exemplo, a letra "N" indica que o campo é numérico.

Além da letra N essa coluna poderá ser identificada por:

C - campo alfanumérico - O tamanho máximo dos campos Tipo "C", quando não especificado, é 60 posições;

D - campo data;

h) Ocorrência: x-y, onde x indica a ocorrência mínima e y a ocorrência máxima. No exemplo, o evento deverá ocorrer uma vez e apenas uma vez.

i) tamanho: x-y, onde x indica o tamanho mínimo e y o tamanho máximo; a existência de um único valor indica que o campo tem tamanho fixo, devendo-se informar a quantidade de caracteres exigidos, preenchendo-se os zeros não significativos; tamanhos separados por vírgula indicam que o campo deve ter um dos tamanhos fixos da lista;

j) Dec: indica a quantidade máxima de casas decimais do campo;

l) Observações: prevê de forma mais detalhada como deve ser inserida a informação. No exemplo, considerando tratar-se de código da UF do emitente, na coluna observações há a definição de que o contribuinte deve utilizar os Código da UF previstos na Tabela do IBGE de código de unidades da federação (Anexo VII - Tabela de UF, Município e País).

XVIII.1 Informações Específicas

Algumas informações que são específicas como, por exemplo, a informação da Classe de enquadramento do IPI para Cigarros e Bebidas, bem como código de selo, quando aplicável, devem ser informadas utilizando a codificação prevista nos Atos Normativos editados pela Receita Federal.

O contribuinte deve observar também as seguintes regras de preenchimento dos campos da Nota Fiscal Eletrônica:

a) Campos que representam códigos (CNPJ, CPF, CEP, CST, NCM, EAN, etc.) devem ser informados com o tamanho fixo previsto, sem formatação e com o preenchimento dos zeros não significativos;

b) Campos numéricos que representam valores e quantidades são de tamanho variável, respeitando o tamanho máximo previsto para o campo e a quantidade de casas decimais. O preenchimento de zeros não significativos causa erro de validação do Schema XML. Os campos numéricos devem ser informados sem o separador de milhar, com uso do ponto decimal para indicar a parte fracionária se existente respeitando-se a quantidade de dígitos prevista no leiaute;

c) O uso de caracteres acentuados e símbolos especiais para o preenchimento dos campos alfanuméricos deve ser evitado. Os espaços informados no início e no final do campo alfanumérico também devem ser evitados;

d) As datas devem ser informadas no formato "AAAA-MM-DD";

e) A forma e a obrigatoriedade de preenchimento dos campos da Nota Fiscal Eletrônica estão previstas na legislação aplicável para a operação que se pretende realizar;

f) Inexistindo conteúdo (valor zero ou vazio) para um campo não obrigatório, a TAG deste campo não deverá ser informada no arquivo da NF-e;

g) Tratando-se de operações com o exterior, não deve ser informado conteúdo neste campo;

h) No caso das pessoas desobrigadas de inscrição no CNPJ/MF, deverá ser informado o CPF da pessoa, exceto nas operações com o exterior.

XVIII.2 CST específicos relativos ao IPI, ao PIS e à COFINS

O Manual de Integração do Contribuinte quando prevê o leiaute da NF-e prevê também CST's específicos para o IPI, que não são exigidos na Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, conforme Tabela a seguir:

Para o PIS e para a Cofins foram estabelecidos os seguintes CST's:

XVIII.3 Informações relativas ao PIS e à Cofins

Na Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A não havia a obrigatoriedade de indicação de informações relativas ao PIS e à Cofins, todavia, o leiaute da NF-e prevê campos correspondentes a essas contribuições e que são obrigatórios. Dessa forma, o contribuinte deve atentar-se que quando da formação do arquivo digital da NF-e deverá possuir também as informações relativas ao PIS e à Cofins.